Auftragsprogrammierung | Softwareentwicklung

Auftragsprogrammierung für Unternehmen

Mit Auftragsprogrammierung zur optimal passenden Branchen-Software

Unternehmen, die eine neue Software einführen möchten, wissen oft nicht, welche IT-Lösung für sie besser geeignet ist: Standard-Software oder individuelle Auftragsprogrammierung. Der Einsatz von Standardsoftware kommt aber nur dann infrage, wenn das Produkt die innerbetrieblichen Abläufe möglichst genau wiedergibt. Das ist jedoch oft nicht der Fall. Hier muss dann durch eine Auftragsprogrammierung eine eigene Lösung geschaffen werden.

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Was versteht man unter Auftragsprogrammierung?

Auftragsprogrammierung nennt man die im Kundenauftrag durchgeführte Softwareentwicklung durch externe Programmierer oder die betriebseigene IT-Abteilung. Die Softwareentwicklung wird auf die speziellen Anforderungen des betreffenden Anwenders ausgerichtet. Auftraggeber der Software- und Systemhäuser sind kleine, mittlere und große Wirtschaftsunternehmen, Freiberufler und Institutionen wie Krankenhäuser und Behörden. Mit ihrer Anpassung an jeweils einen bestimmten Nutzer unterscheidet sich die Individualsoftware von der Standardsoftware, die wie ein Massenprodukt von einer großen Anzahl von Usern verwendet wird. Wird Firmensoftware benötigt, beauftragt der Kunden meist externe Dienstleister für eine Auftragsprogrammierung. Die meisten Anwender sind Firmen, die aufgrund der spezifischen Anforderungen ihres Betriebes keine genau passende Standard-Software finden. Im Regelfall sind die externen IT-Dienstleister nicht nur Entwickler der Spezialsoftware, sondern auch für die Pflege und regelmäßige Aktualisierung des Computerprogramms zuständig. Der Auftraggeber schließt einen Vertrag mit dem jeweiligen IT-Unternehmen ab, der sämtliche Details der zukünftigen Zusammenarbeit regelt. Eigentümer des Software-Quellcodes ist das beauftragende Unternehmen. Je nachdem, welches Ausmaß die Auftragsprogrammierung hat, wird die Softwareentwicklung als Werk- oder Dienstvertrag abgeschlossen. Bei einem Werkvertrag erfolgt die Entwicklung weitgehend autonom. Zum Leistungsangebot der Systemhäuser gehören oft Komplettpakete, die Beratung, Wartung und Customizing umfassen. Manche der externen IT-Dienstleister bieten ihren Kunden außerdem eine Software-Finanzierung an, falls diese nicht über ausreichend finanzielle Mittel verfügen. Diese Alternative ist hauptsächlich für kleine und mittlere Betriebe interessant, da diese sich meist keine größeren Investitionen leisten können.

Warum entscheiden sich Unternehmen für eine Individualsoftware?

Die Gründe für eine maßgeschneiderte Auftragsprogrammierung sind vielfältiger Natur. Zu den meistgenannten gehören folgende:

• Für das Unternehmen gibt es keine Software, die die innerbetrieblichen Abläufe möglichst genau wiedergibt.
• Die am Markt angebotenen Standard-Produkte würden zusätzliche Änderungen in Bezug auf die technischen und organisatorischen Abläufe erforderlich machen. Dies ist jedoch nicht erwünscht.
• Der Betrieb lehnt die Bindung an einen bestimmten Standardsoftware-Anbieter ab, da dieser den Wechsel zu einem Mitanbieter erschwert oder der Wechsel zu teuer werden würde.
• Der Auftraggeber möchte stets Kontrolle über sein Computer-Programm haben.
• Das Unternehmen bevorzugt Software-Anpassungen, die verglichen mit Standardsoftware einfacher zu realisieren sind.
• Die Kosten für die in Auftrag gegebene Programmierung sind niedriger als die von Standardsoftware.
• Das Unternehmen möchte sich mithilfe der individuellen IT-Lösung Wettbewerbsvorteile gegenüber anderen Anbietern am Markt verschaffen. Das ist vor allem dann erforderlich, wenn es diverse Mitanbieter am Markt gibt. Die bessere Funktionalität der Spezialsoftware erlaubt es dem Betrieb, sich schneller und besser Kundenwünschen anzupassen. Außerdem systematisiert die Individualsoftware alle innerbetrieblichen Abläufe: Sämtliche Aktivitäten werden miteinander verbunden, sodass die Abläufe transparenter werden. Überflüssige Aktionen und Fehler werden vermieden. Regelmäßig vom System erstellte Auswertungen machen einen genauen Überblick über die Geschäfts- und Umsatz-Entwicklung möglich.
• Die Erweiterung der bisher verwendeten Standard-Lösung hat sich als ungeeignet erwiesen.
• Die Mitarbeiter bevorzugen das Arbeiten mit Spezialsoftware, da diese an ihre eigene Arbeitsweise angepasst ist. Auf diese Weise verbessert sich das Arbeitsklima.
• Die bei der Individualsoftware anfallenden Schulungskosten sind geringer als bei einer Standard-Lösung.

Welche Eigenschaften hat die individuell entwickelte Software?

Bei einer Auftragsprogrammierung wird die individuelle IT-Lösung an die schon vorhandene Systemumgebung angepasst und muss nicht auf mehreren verschiedenen lauffähig sein, wie das bei Standard-Software der Fall ist. Das sind meist JEE (Java Enterprise Edition) und .NET (Microsoft). Die Software-Schnittstelle ist ebenfalls optimal an die Systemumgebung des beauftragenden Betriebes angepasst und erlaubt den Datentransfer vom betriebseigenen System zur Standard-Software und zur Individualsoftware anderer Unternehmen. Das Produkt der Software-Entwicklung umfasst nur die Funktionen, die unmittelbar benötigt werden (schlanke Software). Auf Installationsprogramme wird entweder ganz verzichtet oder sie existieren nur in vereinfachter Form, was sich ebenfalls kostensparend auswirkt. Ähnliches gilt für die Deinstallation. Funktional überdimensionierte Individualsoftware hingegen ist wegen des großen Programmieraufwands teuer und trifft kostenmäßig nur ein einziges Unternehmen. Daher sollte der Auftraggeber darauf achten, sich auf die Funktionen zu beschränken, die täglich benötigt werden oder, falls die Eigenheiten des Unternehmens eine umfangreiche IT-Lösung erfordern, mit den entsprechenden Kosten rechnen, wenn keine halbwegs geeignete Standard-Lösung anwendbar ist. Schlanke Lösungen sind vor allem für Kleinunternehmen (Handwerksbetriebe) und Freiberufler interessant, da ihre innerbetrieblichen Abläufe sehr überschaubar und leicht abzubilden sind.

Mitunter kann auch die Ergänzung der Standard-Software durch programmierte Add-ons sinnvoll sein. In manchen Fällen kann man bei der Entwicklung auch vorhandene Standardsoftware-Komponenten verwenden. Mit einer Software-Entwicklung erfolgt die Beseitigung von Fehlern und die Bereitstellung von Updates schnell und unkompliziert, da der externe IT-Dienstleister sein Produkt genau kennt und die erforderliche Anpassung bei Bedarf sofort vornehmen kann. Nachträgliche Änderungen und erforderliche Erweiterungen sind ebenfalls schnell realisierbar. Soll die Software auf mehreren Endgeräten (auch mobilen) laufen, fallen keine mehrfachen Lizenzkosten oder eine Begrenzung der nutzbaren Geräte-Anzahl an. Da das Entwickeln der IT-Lösung nach Aufwand bezahlt wird, wirken sich klar definierte Zielsetzungen seitens des Auftraggebers und eine reibungslose Kommunikation zwischen den Vertragspartnern kostensenkend aus. Verglichen mit Standard-Software können individuelle Programmierungen schneller umgesetzt werden, vorausgesetzt, das Unternehmen mischt sich nicht mit unsachgemäßen Weisungen in den Entwicklungsprozess ein oder erwartet vom Softwarehaus, dass es das Programm auf eine veraltete Software oder Hardware aufsetzt.

Hat Individualsoftware Nachteile?

Diese Frage kann nicht generell beantwortet werden. Tatsache ist, dass jede nachträgliche Änderung zusätzliche Kosten verursacht. Bei großen Unternehmen, für die komplexe Abläufe softwaretechnisch umgesetzt werden sollen und die eine Vielzahl von Bildschirm-Arbeitsplätzen betreffen, können grundsätzlich hohe Entwicklungskosten anfallen. Ob die individuelle IT-Lösung jedoch tatsächlich teurer ist als die Anschaffung und Installation von Standard-Programmen, muss im Einzelfall von einem Fachmann geprüft werden. Denn bei der Anwendung von Standardlösungen entstehen oft Kosten, die nicht vorhersehbar waren und im Laufe der Zeit beträchtlich anwachsen können.

Für welche Unternehmen eignet sich die individuelle IT-Lösung?

Sollen die Abläufe im Projekt-Management verbessert werden, entstehen zwar kurzfristig höhere Kosten. Sie amortisieren sich jedoch recht schnell über die gestiegenen Umsätze. Wird die Business-Software nicht nur für Standard-Anwendungen benötigt, sondern eher für die Steuerung betrieblicher Prozesse und das Content-Management, ist eine Entwicklung erforderlich, da es für diese Bereiche keine IT-Lösungen gibt, die für die eigenen Prozesse geeignet ist. Als Content-Management-System (CMS) bezeichnet man Software-Programme, die das Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Webseiten durch mehrere Personen ermöglichen. Wichtig ist außerdem, dass der beauftragte Software-Entwickler neueste Technologie einsetzt. So vereinfacht eine CRM-App die Arbeit von Außendienstmitarbeitern und macht sie kundengerechter und effizienter. Eine solche App verwaltet sämtliche Beziehungen des Betriebes mit bereits vorhandenen und möglichen Kunden und stärkt so die Kundenbindung an das Unternehmen. Außerdem optimiert sie die Kontaktpflege mit Geschäftspartnern und Kollegen. Am effektivsten ist die Customer-Relationship-Management Software, wenn sie nicht nur im Bereich Vertrieb und Service zum Einsatz kommt, sondern als integrierte Systemlösung angewendet wird. So können auch andere Unternehmensbereiche wie das Marketing auf die zentral gespeicherten Kunden- und Interessenten-Daten und betrieblichen Interaktionen zugreifen. Ein weiteres Beispiel ist eine Anwendung, die eine bessere Betreuung von Bau-Interessenten ermöglicht. Da alle Mitarbeiter des Unternehmens sämtliche Arbeitsschritte im Umgang mit diesen Personen dokumentieren müssen, kann von zentraler Stelle aus überprüft werden, ob die Interessenten entsprechend den betrieblichen Vorgaben betreut werden oder nicht. Von großem Vorteil für Unternehmen sind auch per Auftrag entwickelte Abrechnungsprogramme (ERP-Software).